Crear respuestas automáticas via email en base a un formulario

INFORMACION PREVIA Tenemos clientes que llenan un formulario con todos sus datos. Sobre ello se deben crear respuestas automáticas en base a un formulario por los cambios de estado. El formulario de 123contactform se puede ver en: [login to view URL] Esta página posee una API para obtener los datos del formulario: [login to view URL] Adicional a ello tenemos un verificador de IMEI (codigo numerico de 15 digitos que identifica un celular) en esta web ([login to view URL]) el cual muestra si este IMEI está en una base de datos central, por lo que la respuesta es (positivo/negativo). El formulario tiene dos campos ocultos llamados "Estado" y "Motivo de rechazo". Por defecto cuando el formulario se llena pasa el "Estado" a "Ingresado" teniendo además los estados "Aprobado" y "Rechazado". El formulario puede ser editado manualmente por lo que los estados se pueden cambiar. ========================================================= La respuesta automática debería tener las siguientes reglas: [login to view URL] se edita el formulario: 1.1. Si "Estado" pasa a "Ingresado" llega un formato1 tipo al e-mail del cliente. Por ejemplo: "Estimado [nombre del cliente] su equipo [tipo], [marca], [modelo], [imei] ha pasado al estado [estado] eso quiere decir que ha sido ingresado a nuestra base de datos y está pendiente de revisión ... bla bla 1.2. Si "Estado" pasa a "Aprobado" llega un formato2 tipo al e-mail del cliente. Por ejemplo: "Estimado [nombre del cliente] su equipo [tipo], [marca], [modelo], [imei] ha pasado al estado [estado] eso quiere decir que ya se encuentra en la base de datos central y bla bla... 1.3. Si "Estado" pasa a "Rechazado" llega un formato3 tipo al e-mail del cliente. Por ejemplo: "Estimado [nombre del cliente] su equipo [tipo], [marca], [modelo], [imei] ha pasado al estado [estado] dado que [Motivo de rechazo]. Por favor para corregir su formulario ingresar a este link y será verificado nuevamente. - Se debe hacer una comprobación de esto cada 15-20 minutos u otro recomendado que no sobrecargue los servidores. - Una vez que pasa a "Aprobado" no se hacen más comprobaciones ni se mandan más notificaciones al cliente para ese IMEI. 2. Cada 30 minutos se hace la siguiente verificación 2.1 Si el estado del formulario es "Aprobado" y además el "Verificador de IMEI" muestra que el "IMEI del formulario" es "positivo" le llega un formato4 tipo al cliente. Por ejemplo: "Estimado [nombre del cliente] su equipo [tipo], [marca], [modelo], [imei] ya está activo bla bla... ======================================================== Debe crearse una página de verificación de datos: En una página de nostros, debe poder ingresarse el IMEI en un box para obtener toda la información requerida en una tabla en una busqueda rápida accesible por cualquiera. Por ejemplo: Nombre cliente, tipo equipo, modelo, marca, IMEI, estado, motivo rechazo, link a modificar su formulario y si se encuentra ya en la base de datos central según el formulario que ya tenemos ([login to view URL]).