¿Es tu primer proyecto en el que contratas trabajo freelance? ¿Has realizado previamente proyectos y no han salido como te esperabas? Gestionar un proyecto en el cual participan diversos profesionales no es fácil, hay que coordinar tiempos, entregas, distribuir la información y solucionar diferentes imprevistos. Esta problemática se encuentra en cualquier tipo de proyecto, pero en el caso de proyectos de trabajo freelance, es especialmente útil hacer un seguimiento estructurado, ya que a menudo los integrantes del equipo de trabajo no se conocen, no se ven las caras y se comunican telemáticamente.
Por este motivo es aconsejable utilizar diversas herramientas de gestión del trabajo. El apoyarse en las herramientas correctas para gestionar un proyecto puede marcar la diferencia entre el éxito o el fracaso del mismo, más allá de que se cuenten con excelentes profesionales freelance. A partir de mi experiencia en la gestión y coordinación de proyectos, he puesto en práctica las siguientes sencillas herramientas de gestión del trabajo, que se han demostrado útiles y suficientes:
- Documento de Proyecto
- Calendario de Proyecto
- Reuniones de Seguimiento
El Documento de Proyecto
Este documento deberá reflejar los objetivos que se pretenden alcanzar gracias al proyecto, una breve descripción del mismo, así como los posibles obstáculos que se anticipan y cómo se afrontarán. El principal objetivo es acotar el alcance del proyecto, de modo que se eviten malos entendidos por ambas partes.
El Calendario de Proyecto
A menudo se cree que para coordinar un proyecto se necesita utilizar Project u otras herramientas complejas, nada más lejos de la realidad. El formato es indiferente, el punto clave radica en
indicar los hitos, es decir, cuándo se debe realizar cada acción. Debes ser tú quien marque los tiempos, y comunicarlos a los freelance con los que colaboras, siempre negociando las fechas de entrega. Un consejo; elabora el calendario
teniendo en cuenta las dependencias, es decir, los puntos cuyo inicio depende de la realización de acciones anteriores.
Reuniones de Seguimiento
Si, cada uno está en su casa, y no os veis las caras, pero eso no impide que se realicen
reuniones virtuales, y es tu responsabilidad el hacer el seguimiento de la evolución del trabajo freelance contratado. En función de las necesidades harás reuniones individuales o de grupo, y
la periodicidad dependerá del calendario y de las situaciones que vayan surgiendo a lo largo del proyecto; sin embargo te recomiendo que fijes un mínimo de reuniones ya antes de comenzar el proyecto. Al final de cada reunión envía a todos los participantes un breve resumen de los puntos acordados.
Aplica las herramientas de gestión del trabajo y triunfa
En primer lugar,
facilita los documentos de trabajo a todos los profesionales freelance con los que colaboras en el proyecto, informales de la evolución y de cualquier cambio en las fechas o condiciones. La correcta comunicación y el evitar malentendidos es uno de los principales secretos para conseguir el éxito. Una vez dominadas estas tres herramientas, y sobre todo, aplicando el indispensable sentido común, la gestión de un proyecto dejará de ser un reto inalcanzable.
Finalmente, para aquellos casos que impliquen dificultades técnicas añadidas o requieran la resolución de situaciones complejas, te recomiendo que evalúes la necesidad de
contar con el apoyo de un profesional freelance que sea experto en el área de actuación, que pueda aportar su experiencia y conocimiento de otras empresas.
